Tingkatkan Pelayanan, Lapas Cikarang Siapkan Aplikasi CIMOL

Terinspirasi filsafat ‘kaizen’ atau penyempurnaan berkesinambungan, inovasi-terutama inovasi pelayanan, terus dikembangkan dan sempurnakan. Yang paling mutakhir, beberapa waktu mendatang Lapas Cikarang berencana mengoperasikan CIMOL untuk menyempurnakan pelayanan.

"Insya Allah segera kami operasikan," kata Kepala Lapas (Kalapas) Cikarang Kadek Anton Budiharta kepada Kantor Berita Politik RMOL, Rabu (4/9).

CIMOL adalah singkatan dari Lacika Mobile Application. Lacika adalah panggilan akrab warga binaan pada Lapas Cikarang. Aplikasi ini berupa layanan pengunjung berbasis Android.

Aplikasi ini digagas bermula dari keprihatinan Kadek yang sering melihat para keluarga warga binaan saling berlomba lebih pagi melakukan pendaftaran kunjungan.

"Mereka datang pagi, eh, ternyata antrean sudah panjang sehingga dapatnya ya siang-siang juga," kata Kadek.

Apalagi, lokasi Lapas Cikarang memang jauh dari pusat kota. Kadek merasa banyak waktu dan dana pengunjung yang potensial terbuang manakala antrean di jam tertentu sudah panjang.

Di sisi lain, melihat telepon seluler yang dipakai pengunjung, Kadek yakin teknologi Android sudah akrab dengan mereka. "Dibantu teman, saya buat tim untuk menciptakan aplikasi ini," kata Kalapas.

Dari fitur yang ada, CIMOL terlihat sangat membantu para pengunjung yang hendak mengunjungi kerabat mereka, warga binaan Lacika. Pada aplikasi ‘Lapas Cikarang’ yang dengan mudah diunduh dari Play Store itu terdapat beberapa fitur induk, seperti layanan Lapas Cikarang, Pembinaan, Indeks Kepuasan masyarakat, Profil Lacika, bahkan E-commerce.

Dari induk Layanan Lapas Cikarang tersebut bisa ditelusuri layanan informasi, layanan kunjungan dan layanan pengaduan, yang masing-masing juga memiliki anak-anak fitur lainnya yang lebih detil. Sebagai contoh, Pada fitur Layanan Kunjungan, pemakai aplikasi bisa mengetahui jadwal kunjungan, alur kunjungan (SOP), barang yang dilarang, ‘formulir pendaftaran’, hingga data kunjungan yang (pernah) dilakukannya.   

“Jadi kalau orang tua warga binaan hanya ingin mengetahui kapan anaknya dapat remisi, kapan dapat pembebasan bersyarat (PB), cuti bersyarat (CB) atau bebas, tinggal buka CIMOL saja,” kata Kadek.

"Tetapi kalau memang ingin bertemu karena kangen, pengunjung pun bebas mengatur waktu berdasarkan data yang mereka lihat, kapan saat terbaik."

Untuk mendapatkan umpan balik demi perbaikan pelayanan, aplikasi itu juga menyediakan layanan pengaduan, yang di dalamnya juga menjelaskan alur, media serta penampungan aduan. Dan, untuk menghindari kesia-siaan datang karena perubahan jadwal kunjungan yang mendadak, ada juga notifikasi di aplikasi tersebut.

"Sistem notifikasi ini  yang mengingatkan orang kalau memang ada perubahan jadwal kunjungan yang mendadak sifatnya," kata Kalapas.  

Tentang kapan pastinya CIMOL beroperasi, Kadek menyatakan selain ada hal-hal kecil yang harus disempurnakan dan disesuaikan dengan Sistem Database Pemasyarakatan (SDP), ia juga berpikir untuk mendaftarkan hak cipta CIMOL lebih dulu.

"Kami akan daftarkan dulu hak ciptanya, biar jalan ke depan lebih mulus," kata dia.

CIMOL sejatinya hanya melengkapi berbagai inovasi pelayanan yang telah diterapkan di Lapas Cikarang. Sebelumnya, untuk meningkatkan pelayanan, terutama membukan selebar-lebarnya pintu pengaduan, Lacika telah menerapkan sistem kotak pengaduan, membangun konter pengaduan di blok, membangun pondok layanan di area warga binaan, sampai membuka rang-ruang pengaduan di ranah maya, yakni di facebook dan Instagram Lacika. Terlihat memang, Lacika sangat aktif di dua media social tersebut.

Belum lagi ada sesi curhat bulanan ke blok-blok yang dilakukan Kadek dan jajaran pimpinan Lacika lainnya. “Selalu saja kami mendapatkan feedback yang bagus dalam bentuk, kritik, saran, atau pun keluhan. Semua itu selalu memantik ide baru untuk inovasi kami di bidang pelayanan," kata dia.

Guna menjamin terjalinnya komunikasi antara warga binaan dengan keluarga mereka di rumah, Lacika juga membangun jaringan video call yang mereka namai LAV-Call (Lacika video call). Di kubikel inilah para warga binaan melakukan video call dengan keluarga mereka di rumah. "Saat ini kami prioritaskan mereka yang ikut program dulu, agar menstimulus mereka yang belum ikut program,” kata Kadek.

Untuk memperbaiki pelayanan, Lacika juga membangun Pos Yandu dan Pondok layanan. Ide layanan itu adalah membawa pelayanan lapas eperti proses remisi, CB, PB dan lain lain lebih dekat kepada warga binaan. Pos Yandu diadakan di ruang kunjungan, sementara Pondok Layanan di area warga. Bahkan agar benar-benar dekat dengan warga, Lacika mengadakan Lope atau lokomotif pelayanan, yang berkeliling tiga kali sehari ke blok-blok warga.

Dengan perhatian besar yang ditunjukkan dengan semua inovasi tersebut, tak heran bila Lacika tergolong lapas yang paling sering menyabet penghargaan. Selama 2019 saja lapas tersebut meraih juara pertama lomba kebersihan dan kerapian Lapas tingkat nasional, juara pertama kategori produk cluster aneka, juara lomba souvenir kategori teramah lingkungan dan penghargaan atas partisipasi Orkes Keroncong Lacika pada acara pembukaan Pameran Produk Unggulan Narapidana 2019 yang dibuka Wakil Presiden RI, Yusuf Kalla.

Semua inovasi pelayanan Lacika tersebut sejalan dengan program revitalisasi pemasyarakatan yang gencar dikomandoi Dirjen Pemasyarakatan Kementerian Hukum dan HAM Sri Puguh Budi Utami. Dalam berbagai kesempatan, Dirjen Utami senantiasa berpesan kepada jajarannya untuk memprioritaskan pelayanan di lembaga pemasyarakatan. Ditjenpas bahkan menjadikan tagline ‘membangun pemasyarakatan bersih dan melayani’ sebagai acuan bekerja di jajarannya.

“Kita harus terus berbenah menjadi lebih baik dan lebih baik lagi dalam memberikan pelayanan sebagai lembaga permasyarakatan," kata Dirjen Utami, memberi arahan saat rapat perencanaan strategis Ditjenpas beberapa waktu lalu.

Awal tahun ini Direktorat Jenderal Pemasyarakatan mendapatkan penghargaan dari Yayasan Advokasi Rakyat Aceh (YARA) atas upaya reformasi pelayanan di lembaga permasyarakatan dan rumah-rumah tahanan, khususnya di Aceh. YARA menilai banyak perubahan pada pelayanan Lapas dan Rutan di Aceh sehingga kondisinya menjadi jauh lebih baik.